Экономическая энциклопедия

Российская библиотека

About Guides FAQs

Screen

Profile

Layout

Direction

Menu Style

Cpanel

Проведение внутреннего аудита системы управления качеством - АУДИТОРСКИЙ ЛИСТ, УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ АУДИТЕ, ВВОДНОЕ СОВЕЩАНИЕ

 

АУДИТОРСКИЙ ЛИСТ

Аудиторский лист (проверочный лист) — бланк, в котором аудитор фиксирует факты, данные и другие свидетельства о ходе аудита и результатах наблюдений и бесед с сотрудниками аудитируемого подразделения.

Аудиторский лист — рабочий дневник аудитора.

clip_image016[4]

Пояснения к форме аудиторского листа:

Графа 1 указывается наименование аудитируемого подразделения;

Графа 2 — приводится обозначение и наименование документа или его отдельного раздела (пункта), на соответствие которому проводится аудит;

Графа 3 — перечисляются объекты обследования — конкретные, ключевые проблемы области аудита;

Внимание! Объекты обследования располагают в порядке намеченного маршрута аудита.

Объекты обследования не должны выходить за пределы области аудита.

Графа 4 — определяет перечень вопросов для бесед с сотрудниками аудитируемого подразделения;

Внимание! Вопросы должны планироваться по каждому объекту обследования.

Если это целесообразно, то в графу включаются контрольные вопросы.

Графа 5 — делаются пометки о фактическом состоянии объектов обследования, которые могут содержать свидетельства собеседников, данные документов, факты наблюдений и др.;

Графа б — даются комментарии (оценки) аудитора о результатах опроса и наблюдений, а также предложения по устранению обнаруженных несоответствий и других отклонений в работе аудитируемого подразделения;

Графа 7 — приводятся номера протоколов о несоответствиях;

Графа 8 приводятся дополнительные сведения по объектам обследования.

Данные аудиторского листа могут использоваться для:

— справок об обнаруженных несоответствиях;

— справок о состоянии проблем, выявленных в прошлых аудитах;

— подтверждения того, что необходимые вопросы заданы, а доказательства рассмотрены.

УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ АУДИТЕ

После разработки и утверждения программы аудита Главный аудитор должен официально (в форме служебной записки) заранее уведомить о нем руководителя аудитируемого подразделения. При уведомлении указываются область, цель, задачи и продолжительность аудита.

Внимание! При необходимости к письменному уведомлению может быть приложен опросный лист.

Предварительное уведомление дает аудитируемому подразделению побудительный мотив к улучшению состояния дел в подразделении. Однако, времени от уведомления до начала аудита (1—2 недели) явно недостаточно для изменений, необходимых для исправления наиболее серьезных недостатков.

Внимание! Предварительное уведомление лишает сотрудников аудитируемого подразделения возможности обнаруженные при аудите несоответствия объяснять неудачным временем проведения аудита, не характерным для нормальной деятельности.

Логика аудитора на подобный аргумент может быть такой: сотрудники аудитируемого подразделения были предупреждены о времени аудита заранее и, следовательно, имели возможность (время) подготовиться и, если у них сейчас что-то не так, то это означает, что подобное происходит постоянно

ВВОДНОЕ СОВЕЩАНИЕ

Цель совещания. Ознакомление персонала аудитируемого подразделения с программой и методами аудита и формирование у него позитивного отношения к аудиту.

Ведет совещание Главный аудитор.

В ходе совещания он должен:

• представить персоналу аудитируемого подразделения членов аудиторской группы;

• изложить цель и задачи аудита;

• напомнить участникам совещания о значимости аудиторских процедур для обеспечения качества продукции предприятия;

• сообщить о способах отчетности при аудите (протоколы о несоответствиях, официальный отчет и др.);

• ознакомить участников с графиком и маршрутом проведения аудита;

• удостовериться в том, что каждому аудитору прикреплен представитель аудитируемого подразделения;

• разъяснить персоналу аудитируемого подразделения, где и каким образом практически будет проводиться аудит;

• сообщить персоналу аудитируемого подразделения, что результаты аудита будут доведены до сведения соответствующих должностных лиц

• отметить, что в процессе аудита представители аудитируемого подразделения могут задавать любые вопросы аудиторам по существу дела.

Внимание! По решению главного аудитора вводное совещание может быть заменено на информирование руководителя аудитируемого подразделения о цели и задачах, технологии и порядке проведения аудита.