Порядок проверки смет (бюджетов), центров затрат, ответственности и бюджетирования
Бюджет − это количественное выражение плана, инструмент координации и контроля над его выполнением. Бюджет является инструментом управления на основе анализа причин отклонения значений фактических показателей от плановых.
Бюджет организации (главный бюджет) представляет собой систему взаимосвязанных бюджетов и выражает в структурированной форме ожидания менеджеров относительно продаж расходов и других хозяйственных операций в планируемом периоде. Он включает два основных блока:
− систему операционных бюджетов (плановые сметы основных бизнес-процессов);
− систему финансовых бюджетов.
Помимо операционных и финансовых бюджетов могут использоваться вспомогательные бюджеты и специальные бюджеты.
Бюджетирование − это система краткосрочного планирования, учета и контроля ресурсов и результатов деятельности коммерческой организации по центрам ответственности и (или) сегментам бизнеса, позволяющая анализировать прогнозируемые и полученные экономические показатели в целях управления бизнес процессами.
Основные функции системы бюджетирования − это планирование деятельности организации, информирование, составление различных вариантов бюджетов, мониторинг и анализ исполнения бюджетов.
В целях осуществления контроля над исполнением бюджетов предлагается использовать двухуровневую систему этого контроля:
− нижний уровень − контроль над исполнением бюджетов структурных подразделений организации;
− верхний уровень − контроль над исполнением бюджетов всех структурных подразделений (включая контроль составляющих их бюджетов по статьям затрат).
Основными элементами системы контроля являются:
− объекты контроля − бюджеты структурных подразделений;
− предметы контроля − отдельные характеристики состояния бюджетов (соблюдение лимитов фонда оплаты труда, расходов сырья и материалов и т.д.);
− субъекты контроля − структурные подразделения организации, осуществляющие контроль над соблюдением бюджетов;
− технология контроля бюджетов − осуществление процедур, необходимых для выявления отклонений фактических состояний бюджетов от плановых. В рамках контроля информация аккумулируется и анализируется по центрам возникновения затрат и центрам ответственности.
Проверка смет (бюджетов), центров затрат, ответственности и в целом процесса бюджетирования включает:
− анализ и оценку обоснованности принятых стратегий бюджетирования, используемых методов составления бюджетов или смет (форм плановых расчетов), методов расчета основных финансовых показателей бюджета, методов оптимизации прибыли;
− анализ и оценку состава и видов бюджетов организации и ее структурных подразделений, их форм, структуры, отражаемых в них данные;
− анализ и оценку временных (год, квартал, месяц и т.д.) и пространственных (взаимосвязи подразделений) параметров бюджетов;
− анализ и оценку широты применения (по сферам деятельности, подразделениям, центрам ответственности и т.п.), структуры, уровня детализации и взаимосвязи различных бюджетов (смет);
− анализ и оценку процедур формирования (включая согласование показателей, утверждение и контроль) бюджетов и бизнес-планов, ответственности за их формирование и исполнение;
− анализ и оценку процедур контроля за правильностью заполнения бюджетных форм, соответствия значений бюджетных показателей утвержденным плановым лимитам (нормам), выполнения бюджетного регламента (в частности, на предмет оперативности контроля, анализа отклонений и установления их причин);
− анализ потребности в ТМЦ, запасах готовой продукции, изменений уровня потребности и запасов в рамках бюджетного периода в бюджете производства и запасов;
− анализ влияния на процессы реализации рекламной деятельности, условий политики, конъюнктуры рынка и т.д.;
− анализ динамики цен и роста или снижения затрат, причины изменений (в бюджете продаж);
− анализ норм расходов по видам прямых затрат в течение периода бюджета, оценка доли материальных затрат в стоимости производимой продукции;
− анализ уровня рентабельности, объемов производства, изменений в уровне получаемой прибыли в зависимости от изменений факторов, анализа сбалансированности производства и реализации в бюджетном периоде;
− анализ планируемых издержек в связи с изменениями объемов производства;
− анализ планируемого уровня затрат на вспомогательные цехи и участки в бюджете вспомогательных цехов;
− оценку изменения ставок переменных расходов;
− анализ необходимого уровня затрат на продвижение товара на рынок, расходов по его транспортировке, упаковке, рекламе, маркетинг, расходы посредникам процесса реализации, заложенных в бюджете коммерческих издержек;
− анализ постоянных затрат, заложенных в бюджете управленческих затрат, анализ их распределения по видам производственной деятельности;
− анализ ожидаемой выручки, прибыли, рентабельности, изменений в соответствии с прошлыми периодами, резервов, фондов, оптимизации учетных процессов;
− анализ источников поступлений и целей расходования денежных средств в разрезах деятельности организации;
− анализ активов и пассивов организации;
− анализ и оценку принимаемых мер по отклонениям в бюджетах (в частности, на предмет рациональности, действенности мер, оперативности представления информации по отклонениям руководству организации, корректировки бюджетов).